DOCUMENTA TUS ACUERDOS.

Una de las principales causas que dan pie a controversias que llegan a tribunales es la falta de sustento documental para demostrar que existió un acuerdo de voluntades entre las partes, lo cual, si bien es cierto no es obligatorio para todos los acuerdos, si es uno de los principales medios probatorios para poder demostrar en juicio lo que se afirma.

En alguna oportunidad escuché una frase que dice "los acuerdos se hacen entre personas honorables, pero se ponen por escrito por si a alguno se le olvida lo honorable", bajo esa premisa es que se recomienda, sobre todo en el mundo empresarial, que se documenten los acuerdos a los que llegan entre socios, clientes, proveedores, colaboradores, etc.

Como una pequeña guía rápida proponemos los siguientes ejemplos de los acuerdos que podrías documentar en tu empresa:

A. Asambleas ordinarias y extraordinarias: Las asambleas de las personas morales son el principal momento en que los socios pueden realizar acuerdos sobre la administración de la empresa, por lo que, hacerlos constar por escrito y con las debidas formalidades, evita que en un futuro puedan existir controversias sobre la operación del negocio, por lo que, cualquier acuerdo sobre retiro de dividendos, pagos por cualquier naturaleza a los socios, operaciones comerciales con partes relacionadas, etc., deberán de estar documentadas y, en algunos casos, protocolizada en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio para que surtan sus efectos legales.

B. Actas de consejo: Para las empresas que han implementado un modelo de administración bajo la figura de un consejo, o que implementaron un gobierno corporativo, se torna de vital importancia que los acuerdos estratégicos tomados por el consejo se encuentren debidamente registrados, así como aquellos que votaron a favor o en contra de cada acuerdo y, en su caso, las razones para hacerlo.

C. Contratos marco: El mundo comercial es muy dinámico, y muchas costumbres son ley dentro de las relaciones mercantiles, no obstante, se recomienda, por lo menos, tener un contrato inicial con clientes y proveedores donde se señalen mecanismos de compraventa, servicios, personas autorizadas para hacer operaciones, condiciones de venta, crédito, etc., que permitan ofrecer una respuesta ante suposiciones o recuerdos de acuerdos previos entre las partes.

D. Contratos laborales: El principal documento donde constan los acuerdos sobre la relación de la empresa con los trabajadores es el contrato de trabajo, por lo que es indispensable que se encuentre documentadas los derechos y obligaciones, así como las condiciones de trabajo para ambas partes, en esta materia en particular, la obligación de documentar es totalmente para el patrón.

E. Convenios modificatorios: Tanto en la relación laboral, como con las relaciones comerciales con clientes y proveedores es indispensable contar con un documento en que consten las modificaciones realizadas a los acuerdos iniciales, precisando que se modifica y que continua conforme a los acuerdos previos, así como la aplicación temporal que puedan tener las modificaciones realizadas.

¿Qué debemos de evitar?

Que las decisiones trascendentales de la empresa queden en una plática sobre la mesa, en una llamada o en un mensaje de texto, procuremos que siempre exista un documento, físico o digital donde se asiente la voluntad de las partes, incluso si no hubo un acuerdo, que se deje un registro de dicha negociación para efectos futuros.

Es importante mencionar que no desconfiamos de las personas, pero pueden suceder infinidad de cosas que posteriormente se pueden complicar por no poder demostrar documentalmente algún acuerdo, el caso más común es cuando la persona con la que se mantuvo una negociación sale de una empresa o, en el peor de los casos, fallece.

¿Qué recomendamos?

Que se asigne un medio de memoria para implementar un registro histórico de los acuerdos tomados entre los socios, clientes, proveedores y colaboradores, de manera que se pueda consultar como referencia y sea el soporte probatorio en caso de una controversia.

Este registro deberá de tener un tracto sucesivo, es decir, poder identificar en el tiempo que acuerdo fue primero y cual después, además de ser lógico en su secuencia de sucesos. Este sistema puede seguir como referencia las reglas propuestas en la norma ISO 9001 o la actual ISO 30301.

¿Cómo puedo empezar?

Se recomienda iniciar por documentar los acuerdos previos que han llegado los socios para la operación y dirección de la empresa, lo cual se puede hacer en una asamblea ordinaria y/o extraordinaria dependiendo la naturaleza de los acuerdos; realizar una revisión de los acuerdos marco con los principales clientes y proveedores a fin de que se documenten aquellos que aún no consten en algún documento; finalmente revisar la estructura laboral para verificar que se encuentren debidamente asentadas todas las prestaciones laborales, derechos y obligaciones que la empresa y los colaboradores han acordado.

Si requieres asesoría para iniciar con este proceso de documentación de acuerdos, nosotros podemos ayudarte, envía un whatsapp aquí o un correo a asesoria@nante.mx, también te invitamos a realizar un autodiagnóstico para que puedas conocer las áreas de oportunidad que existen dentro de tu empresa, solo haz clic en el siguiente link:

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